آموزش نرم‌افزار Everything: هر فایل لپ‌تاپ‌تان را در چند ثانیه پیدا کنید

فایل ارائه‌تان کجاست؟ در پوشه Downloads است یا Desktop؟ اسمش «گزارش نهایی» بود یا «گزارش نهایی ۲»؟ اگر این سؤال برایتان آشناست، تنها نیستید. جست‌وجوی پیش‌فرض ویندوز اغلب کند است و وقتی عجله دارید، دقیقاً همان لحظه جواب نمی‌دهد. راه‌حل، یک ابزار کوچک و رایگان به نام Everything است؛ نرم‌افزاری از شرکت voidtools که فقط یک کار می‌کند، ولی آن را فوق‌العاده خوب انجام می‌دهد: پیدا کردن فوری هر فایل و پوشه بر اساس نامش. در این آموزش شهر دیجیتال، نصب، اولین جست‌وجو و ترفندهای حرفه‌ای آن را قدم‌به‌قدم یاد می‌گیرید.

۱. Everything چیست و چرا این‌قدر سریع است؟

Everything یک ابزار جست‌وجوی فایل برای ویندوز است که به‌جای خزیدن در تک‌تک پوشه‌ها — کاری که جست‌وجوی ویندوز انجام می‌دهد — از مسیری میان‌بر می‌رود: درایوهای NTFS ویندوز، فهرستی به نام Master File Table دارند که نام و نشانی همه فایل‌ها در آن ثبت شده است. Everything همان فهرست را می‌خواند و پایگاه داده خودش را از روی آن می‌سازد. نتیجه این است که فهرست‌بندی اولیه، معمولاً فقط چند ثانیه طول می‌کشد و بعد از آن، هر چه تایپ می‌کنید، نتیجه‌اش همان لحظه روی صفحه می‌آید.

نکته مهم این است که Everything نام فایل‌ها را جست‌وجو می‌کند، نه محتوای داخل آن‌ها را. یعنی اگر اسم فایل را — حتی بخشی از آن را — به خاطر دارید، در چند ثانیه پیدایش می‌کنید؛ ولی اگر فقط جمله‌ای از داخل یک سند را به خاطر دارید، این ابزار جواب شما نیست. همین محدودیت، راز سرعتش است: پایگاه داده‌ای سبک که حافظه بسیار کمی هم مصرف می‌کند.

۲. دانلود و نصب قدم‌به‌قدم

برای دانلود، فقط به سایت رسمی voidtools بروید و نسخه مناسب ویندوزتان را بگیرید؛ نسخه ۶۴ بیتی برای بیشتر لپ‌تاپ‌های امروزی درست است. دو انتخاب دارید: نسخه قابل‌نصب و نسخه قابل‌حمل (Portable) که بدون نصب از روی فلش هم اجرا می‌شود؛ برای استفاده روزمره، نسخه قابل‌نصب را پیشنهاد می‌کنیم.

1. فایل نصب را اجرا کنید و گزینه‌های پیش‌فرض را قبول کنید.
2. گزینه «Everything Service» را فعال نگه دارید. این سرویس به برنامه اجازه می‌دهد بدون دسترسی مدیر، فهرست NTFS را بخواند؛ یعنی هم سریع می‌ماند و هم امن‌تر است.
3. نصب که تمام شد، برنامه را باز کنید. در چند ثانیه، فهرست فایل‌ها ساخته می‌شود و همه فایل‌هایتان در پنجره اصلی دیده می‌شوند؛ نگران نباشید، این فقط فهرست است و چیزی جابه‌جا یا پاک نمی‌شود.
4. برای دسترسی همیشگی، در تنظیمات، اجرای خودکار با شروع ویندوز را فعال کنید تا برنامه همیشه در سینی سیستم (کنار ساعت) آماده باشد.

۳. اولین جست‌وجو: فقط تایپ کنید

کار با Everything ساده است: برنامه را باز کنید و در کادر بالای پنجره، بخشی از اسم فایل را تایپ کنید. لازم نیست Enter بزنید؛ با هر حرف، فهرست نتایج همان لحظه باریک‌تر می‌شود. روی هر نتیجه دوبار کلیک کنید تا باز شود، یا با کلیک راست، پوشه محل فایل را باز کنید.

مثلاً دنبال عکس‌های سفر تابستان هستید ولی یادتان نیست کجا ذخیره‌شان کرده‌اید. کافی است سفر را تایپ کنید تا همه فایل‌ها و پوشه‌هایی که این کلمه در اسمشان هست، با مسیر کاملشان ردیف شوند. با کلیک روی سرستون‌های Size یا Date Modified هم می‌توانید نتایج را بر اساس حجم یا تاریخ مرتب کنید.

۴. شش عملگر کاربردی که جست‌وجو را دقیق می‌کند

وقتی نتایج زیاد شد، این عملگرها شما را سریع به فایل درست می‌رسانند:

• پسوند فایل: گزارش ext:pdf یعنی فایل‌های PDF که کلمه گزارش در اسمشان هست.
• پوشه مشخص: path:Desktop صورت‌جلسه فقط روی دسکتاپ می‌گردد.
• حجم فایل: size:>100mb فایل‌های بزرگ‌تر از ۱۰۰ مگابایت را پیدا می‌کند؛ برای خالی کردن فضا عالی است.
• تاریخ تغییر: dm:today فایل‌هایی را می‌آورد که امروز تغییر کرده‌اند؛ dm:thisweek هم فایل‌های همین هفته را.
• عبارت دقیق: "گزارش مالی" فقط فایل‌هایی را می‌آورد که این عبارت کامل در اسمشان باشد.
• حذف کردن: گزارش !قدیمی فایل‌هایی را که کلمه قدیمی در اسمشان هست، از نتایج حذف می‌کند.

این عملگرها با هم ترکیب هم می‌شوند؛ مثلاً path:Documents ext:xlsx dm:thisweek یعنی فایل‌های اکسل پوشه Documents که همین هفته تغییر کرده‌اند.

۵. مثال عملی: فایل ارائه‌ای که نیم ساعت دنبالش بودید

فرض کنید مدیرتان خواسته فایل ارائه ترم قبل را بفرستید و شما فقط می‌دانید اسمش چیزی شبیه «ارائه» بوده و پاورپوینت است:

1. Everything را باز کنید و بنویسید: ارائه ext:pptx
2. اگر نتیجه‌ها هنوز زیاد است، با مرتب‌سازی بر اساس تاریخ، جدیدترین‌ها را اول ببینید.
3. روی فایل درست کلیک راست کنید و «Open Path» را بزنید تا پوشه‌اش باز شود؛ حالا می‌توانید همان‌جا فایل را کپی یا ارسال کنید.

کل این کار معمولاً کمتر از یک دقیقه طول می‌کشد؛ همین دقیقه‌های ذخیره‌شده در طول هفته، برای کسی که با صدها فایل سروکار دارد، ساعت‌ها می‌شود.

۶. چهار ترفند حرفه‌ای برای استفاده روزمره

میانبر سراسری: در تنظیمات، میانبری مثل Ctrl + Alt + E برای باز کردن Everything تعیین کنید؛ بعد از آن، از هر برنامه‌ای که هستید، پنجره جست‌وجو با همان میانبر باز می‌شود.

بوک‌مارک جست‌وجوهای پرتکرار: اگر هر هفته دنبال یک نوع فایل می‌گردید — مثلاً فاکتورهای ماه جاری — جست‌جوی آماده‌تان را با منوی Bookmarks ذخیره کنید تا دفعه بعد با یک کلیک همان نتیجه را ببینید.

فیلترهای آماده: از منوی Search، فیلترهایی مثل فقط عکس، فقط موسیقی یا فقط پوشه را انتخاب کنید؛ این‌ها همان عملگرهای بخش قبل‌اند که به‌صورت دکمه درآمده‌اند.

پیدا کردن فایل‌های حجیم: برای آزاد کردن فضا، جست‌جوی خالی را با مرتب‌سازی بر اساس Size ترکیب کنید؛ بزرگ‌ترین فایل‌های درایو همان بالای فهرست‌اند.

۷. محدودیت‌هایی که باید بدانید

Everything ابزار جادویی نیست و دانستن مرزش جلوی ناامیدی را می‌گیرد. اول این‌که فقط نام فایل را می‌گردد، نه محتوای داخل سند را؛ پس جست‌وجوی متن داخل PDF با آن شدنی نیست و جست‌وجوی محتوایش هم چون فهرست‌بندی نشده، کند است. دوم این‌که سرعت افسانه‌ای‌اش روی درایوهای NTFS است؛ فلش‌های با فرمت FAT یا پوشه‌های شبکه باید جداگانه به‌عنوان «Folder Indexing» اضافه شوند و کمی کندترند. و آخر این‌که این ابزار مخصوص ویندوز است؛ روی مک یا لینوکس کار نمی‌کند.

جمع‌بندی

اگر فقط یک ابزار رایگان به لپ‌تاپ‌تان اضافه کنید، Everything انتخاب خوبی است: نصبش چند دقیقه طول می‌کشد، حافظه کمی می‌گیرد و از همان روز اول، پیدا کردن فایل‌ها را به کاری چندثانیه‌ای تبدیل می‌کند. با همان تایپ ساده شروع کنید و کم‌کم عملگرهای بخش چهارم را به عادت روزانه‌تان اضافه کنید.

برای مشاوره انتخاب لپ‌تاپ مناسب کار و تحصیل، به فروشگاه شهر دیجیتال سر بزنید.

سؤالات متداول

آیا نرم‌افزار Everything رایگان است؟

بله؛ Everything نرم‌افزاری رایگان از شرکت voidtools است و نسخه قابل‌نصب و نسخه قابل‌حمل آن، هر دو بدون هزینه در دسترس‌اند.

آیا Everything فایل‌های من را به جایی ارسال می‌کند؟

خیر؛ فهرست فایل‌ها فقط روی همان لپ‌تاپ ساخته می‌شود و برنامه برای جست‌وجوی معمولی نیازی به اینترنت ندارد.

چرا بعضی فایل‌ها در نتایج دیده نمی‌شوند؟

معمولاً فایل روی درایوی با فرمتی غیر از NTFS است که باید جداگانه به فهرست اضافه شود، یا به‌تازگی ساخته شده و فهرست هنوز به‌روز نشده است؛ در حالت دوم چند ثانیه صبر کردن مشکل را حل می‌کند.

آیا Everything جایگزین جست‌وجوی ویندوز می‌شود؟

برای پیدا کردن فایل بر اساس نام، بله و بسیار سریع‌تر است؛ ولی برای جست‌وجوی متن داخل فایل‌ها یا جست‌وجو در ایمیل و تنظیمات سیستم، هنوز به جست‌وجوی ویندوز نیاز دارید.

آیا نصب Everything سرعت لپ‌تاپ را کم می‌کند؟

خیر؛ چون فقط نام فایل‌ها را فهرست می‌کند، مصرف حافظه و پردازنده‌اش بسیار کم است و پس از فهرست‌بندی اولیه، در پس‌زمینه فشاری به سیستم نمی‌آورد.