پشتیبان‌گیری خودکار در ویندوز با File History: فایل‌های مهم‌تان را همیشه داشته باشید

تصور کنید یک ماه روی گزارش کاری یا پایان‌نامه‌تان کار کرده‌اید و یک روز، با یک کلیک اشتباه، فایل پاک می‌شود؛ یا بدتر، فایل را باز می‌کنید و می‌بینید نسخه‌ای که دیشب ذخیره کرده‌اید، خراب شده است. بیشتر ما این لحظه را تجربه کرده‌ایم و همان موقع است که آرزو می‌کنیم کاش دیروز یک نسخه پشتیبان گرفته بودیم. خبر خوب این است که ویندوز خودش این کار را برایتان می‌کند؛ فقط باید یک بار آن را فعال کنید. قابلیتی به نام File History، بدون این‌که لازم باشد به آن فکر کنید، از فایل‌های مهم‌تان نسخه پشتیبان می‌گیرد و هر وقت لازم شد، نسخه سالم قبلی را برمی‌گرداند.

در ادامه، فعال‌سازی قدم‌به‌قدم، روش بازیابی و محدودیت‌هایش را می‌خوانید.

۱. File History چیست و دقیقاً چه چیزی را نجات می‌دهد؟

File History یک قابلیت داخلی ویندوز ۱۰ و ۱۱ است که به‌صورت دوره‌ای — پیش‌فرض هر یک ساعت — از فایل‌های شخصی شما نسخه می‌گیرد و این نسخه‌ها را با تاریخ و ساعت نگه می‌دارد. تفاوت اصلی‌اش با سطل بازیافت این است که فقط فایل پاک‌شده را برنمی‌گرداند؛ نسخه‌های قبلی یک فایل موجود را هم دارد. یعنی اگر فایل وردتان را اشتباه ویرایش و ذخیره کردید، می‌توانید به نسخه دیروز ظهر برگردید، بدون این‌که نسخه امروز را از دست بدهید.

به‌صورت پیش‌فرض، File History این پوشه‌ها را پوشش می‌دهد: کتابخانه‌ها یعنی Documents و Pictures و Music و Videos، پوشه Desktop، پوشه Contacts و علاقه‌مندی‌های مرورگر. اگر فایل‌های کاری‌تان جای دیگری است، جلوتر می‌گوییم چطور آن پوشه را هم اضافه کنید.

۲. برای شروع چه چیزی لازم دارید؟

فقط یک محل ذخیره‌سازی جدا از حافظه اصلی لپ‌تاپ: یک هارد اکسترنال، یک فلش با ظرفیت کافی، یا یک درایو شبکه. ظرفیت مناسب، دست‌کم به‌اندازه مجموع فایل‌های مهم‌تان است و بهتر است دو برابر آن باشد، چون نسخه‌های قدیمی هم فضا می‌گیرند. نکته مهم برای لپ‌تاپ این است که پشتیبان‌گیری فقط وقتی انجام می‌شود که درایو وصل باشد؛ پس هاردی انتخاب کنید که بیشتر وقت‌ها کنار لپ‌تاپتان است. اگر هارد چند روز وصل نباشد، پشتیبان‌گیری به‌محض وصل شدن دوباره از سر گرفته می‌شود.

۳. فعال‌سازی File History، قدم‌به‌قدم

فعال‌سازی کمتر از پنج دقیقه طول می‌کشد:

۱. هارد اکسترنال یا فلش را به لپ‌تاپ وصل کنید. ۲. در جست‌وجوی ویندوز عبارت File History را بنویسید و گزینه «Restore your files with File History» را باز کنید. راه دیگر، باز کردن Control Panel و رفتن به مسیر System and Security و سپس File History است. ۳. در پنجره File History، اگر چند درایو وصل است، از بخش سمت چپ گزینه Select drive را بزنید و درایو پشتیبان را انتخاب کنید. ۴. روی دکمه Turn on کلیک کنید. از همین لحظه، اولین پشتیبان‌گیری شروع می‌شود و بسته به حجم فایل‌ها، کمی طول می‌کشد. ۵. برای تنظیم جزئیات، روی Advanced settings کلیک کنید. این‌جا دو تنظیم مهم را می‌بینید: فاصله پشتیبان‌گیری که پیش‌فرض آن هر ساعت است، و مدت نگهداری نسخه‌ها که پیش‌فرض آن «برای همیشه» است. اگر فضای هاردتان کم است، مدت نگهداری را کوتاه‌تر کنید تا نسخه‌های قدیمی خودکار پاک شوند.

۴. پوشه‌های دلخواه را اضافه یا حذف کنید

پوشش پیش‌فرض برای خیلی‌ها کافی است، ولی فایل‌های کاری معمولاً دقیقاً همان‌جایی نیستند که ویندوز حدس می‌زند. در همان پنجره File History، بخش Exclude folders به شما اجازه می‌دهد پوشه‌های حجیم و غیرضروری — مثل پوشه دانلودهای موقت — را کنار بگذارید تا هارد زود پر نشود. برای افزودن پوشه دلخواه، در ویندوز ۱۱ از مسیر تنظیمات پشتیبان‌گیری گزینه Add a folder را پیدا کنید و پوشه کاری‌تان را — مثلاً D:\Projects — اضافه کنید.

۵. بازیابی فایل، قدم‌به‌قدم

وقتی فایلی پاک شد یا نسخه قبلی‌اش را خواستید، دو راه دارید:

روش اول: از پنجره File History. همان مسیر فعال‌سازی را باز کنید و گزینه «Restore personal files» را بزنید. پنجره‌ای باز می‌شود که فایل‌ها و پوشه‌های پشتیبان را نشان می‌دهد. با فلش‌های چپ و راست، بین نسخه‌های زمانی جابه‌جا شوید تا به تاریخ موردنظرتان برسید، فایل را انتخاب کنید و دکمه سبز Restore را بزنید تا به جای اصلی‌اش برگردد. اگر نمی‌خواهید فایل فعلی جایگزین شود، روی دکمه راست‌کلیک کنید و «Restore to» را انتخاب کنید تا نسخه قدیمی را در پوشه‌ای دیگر ذخیره کنید؛ این روش امن‌تر است.

روش دوم: از داخل خود پوشه. روی پوشه یا فایل موردنظر راست‌کلیک کنید، Properties را بزنید و به زبانه Previous Versions بروید. فهرست نسخه‌های ذخیره‌شده با تاریخ و ساعت دیده می‌شود. نسخه موردنظر را انتخاب کنید و با Restore آن را برگردانید یا با Copy آن را در جایی دیگر ذخیره کنید. این روش وقتی سریع‌تر است که دقیقاً می‌دانید فایل کجا بوده است.

۶. مثال عملی: فایل اکسل خراب‌شده، در ده دقیقه برگشت

مریم، کارشناس فروش یک شرکت است و فایل اکسل قیمت‌هایش را هر روز به‌روز می‌کند. یک عصر جمعه، موقع ذخیره، فرمول‌های چند ستون به‌هم ریخت و او متوجه نشد. شنبه صبح که فایل را باز کرد، دید قیمت‌ها خراب شده‌اند و بازسازی دستی آن، یک روز کامل طول می‌کشید. چون File History از قبل روی لپ‌تاپش فعال بود، روی پوشه فایل راست‌کلیک کرد، به Previous Versions رفت، نسخه جمعه ظهر را انتخاب کرد و با Copy آن را روی دسکتاپ ذخیره کرد. فایل سالم برگشت و نسخه خراب هم سر جایش ماند تا اگر لازم شد، مقایسه شود. بدون پشتیبان خودکار، تنها گزینه‌اش شروع دوباره از صفر بود.

۷. محدودیت‌هایی که باید بدانید

File History ابزار خوبی است، ولی همه‌چیز نیست. اول این‌که فقط فایل‌های شخصی را برمی‌دارد، نه خود ویندوز و برنامه‌ها را؛ پس اگر ویندوز خراب شد، با File History سیستم برنمی‌گردد و برای آن، ابزار دیگری مثل System Image لازم است. دوم این‌که اگر درایو پشتیبان خراب شود و نسخه دومی نباشد، پشتیبان هم از دست می‌رود؛ برای فایل‌های واقعاً حیاتی، یک نسخه دوم هم داشته باشید، مثلاً یک پوشه در OneDrive یا یک هارد دوم. سوم این‌که File History فقط از زمان فعال‌سازی به بعد نسخه می‌گیرد؛ فایلی که قبل از فعال‌سازی پاک شده باشد، با آن برنمی‌گردد. پس بهترین زمان فعال‌سازی، همین امروز است.

جمع‌بندی

پشتیبان‌گیری خودکار، یکی از آن کارهایی است که پنج دقیقه تنظیمش، ماه‌ها خیال راحت می‌خرد. امروز File History را فعال کنید، یک پوشه کاری‌تان را به فهرست اضافه کنید و بعد، بازیابی را با یک فایل آزمایشی تمرین کنید تا روز مبادا، روش کار را بلد باشید. فایل‌های مهم‌تان ارزش همین پنج دقیقه را دارند.

سؤالات پرتکرار

آیا File History رایگان است؟ بله؛ قابلیت داخلی ویندوز است و هزینه‌ای ندارد. تنها هزینه، هارد اکسترنال یا فضای ذخیره‌سازی است.

چقدر فضا برای پشتیبان لازم است؟ دست‌کم به‌اندازه مجموع فایل‌های مهم‌تان، و بهتر است دو برابر آن باشد تا نسخه‌های قدیمی هم جا شوند. اگر فضا کم شد، مدت نگهداری نسخه‌ها را کوتاه‌تر کنید.

اگر هارد پشتیبان چند روز وصل نباشد، چه می‌شود؟ پشتیبان‌گیری متوقف می‌شود تا درایو دوباره وصل شود. پشتیبان‌های قبلی سر جایشان می‌مانند.

فایلی که قبل از فعال‌سازی File History پاک شده، برمی‌گردد؟ نه. File History فقط از لحظه فعال‌سازی به بعد نسخه می‌گیرد. برای همین، فعال‌سازی زودتر، بهتر است.

آیا File History جایگزین OneDrive یا آنتی‌ویروس است؟ نه؛ مکمل آن‌هاست. OneDrive نسخه ابری می‌دهد و در برابر خرابی هارد و سرقت لپ‌تاپ هم محافظت می‌کند، و آنتی‌ویروس جلوی بدافزار را می‌گیرد. ترکیب پشتیبان محلی و ابری، مطمئن‌ترین حالت است.